مقدمه
ارتباطات مؤثر نه تنها كليد بازگشايي تمام درهاي بسته در جهان است، بلكه فعاليتي‌ الزام‌آور براي زندگي فردي، گروهي، سازماني و جمعي در تمام جوامع بشري مي‌باشد. هر يك از ما در زندگي خود با افرادي برخورد داشته‌ايم كه به دليل توانايي ارتباطي بالاي خود در كارهاي خويش بسيار موفق هستند و با دستاني به ظاهر تهي مالك بسيار ناچيزها شده‌اند و در مقابل انسان‌هايي كه با داشتن بسياري از چيزها در سختي و تنگنا روزگار سپري مي‌كنند. اگر آگاهانه بيانديشيم آنچه كه آنان را موفق نموده مهارت ارتباطي بوده و آنچه اينان را به تنگنا كشانده، عدم بكارگيري مهارت‌هاي ارتباطي است.
ارتباط سازماني يكي از مباحث مهم مديريتي است كه مي‌توان گفت تا به حال به آن توجه كافي نشده است.
ارتباط چيست؟
درواقع، ارتباط، بستر مبادله اطلاعات است. بدون برقراري ارتباط اثربخش، مبادله اطلاعات ممكن نيست و در نتيجه، سازمان براي بهره‌گيري از اطلاعات و تحقق اهداف خود، توانمندي لازم را نخواهد داشت.
در سازماني كه ميان كاركنانش روابط سالم، اثربخش و مناسب نباشد، انگيره كمتري براي ارائه كار مفيدتر ديده مي‌شود. در چنين سازماني اغلب تضادهاي برخواسته از كمبود نظام ارتباطي مؤثر و بهره‌وري در سطح پايين وجود دارد و طبعاً سازمان، توانايي و كارآيي لازم براي برخورد با رقابت‌هاي روزافزون بين‌المللي را نخواهد داشت.
اگر به افزايش حجم اطلاعات توجه كنيم، اهميت توجه به نظام ارتباطي سازمان را بهتر و بيشتر درك مي‌كنيم.
بنابر موارد گفته شده گام اول در شناسايي نقاط ضعف و زمينه‌هاي قابل بهبود هر سازماني عارضه‌يابي است.
تجزيه و تحليل ارتباطات سازماني
تجزيه و تحليل ارتباطات به مقوله وضوح، صحت و كارآيي ارتباطات درون سازماني مي‌پردازد و از آنجا كه هم برخوردهاي رسمي و هم برخوردهاي غيررسمي را مورد بررسي قرار مي‌ دهد، مي‌تواند به بهبود روحيه كاركنان و افزايش انگيزه‌هاي درون سازمان بيانجامد. با اين وجود، هدف تجزيه و تحليل ارتباطات سازاني صرفاً مطالعه براي دلخوشي كاركنان يك سازمان نيست، بلكه يك ارزيابي عملي از جريان اطلاعات و مديريت آن است و در صورتي كه به صورت مطلوب انجام پذيرد، مي‌تواند مديريت ارشد سازمان را جهت هماهنگي وظايف و مسئوليت‌هاي لازم براي نيل به اهداف سازمان ياري دهد.
تجزيه و تحليل ارتباطات را مي‌توان با معاينه كلي پزشكي مقايسه كرد. معاينه كلي و منظم پزشكي اطلاعاتي را دراختيار فرد قرار مي‌دهد در اين معاينات از پزشك خود مي‌خواهيم سلامت كلي ما را مورد بررسي قرار دهد به اين اميد كه به ما بگويد سلامت هستيم. اما در عين حال مي‌دانيم اگر از قبل راجع به ناتواني و بيماري خودمان آگاه باشيم سلامت ما در معرض تهديد جدي قرار نخواهد گرفت. پزشك با دانش خودش نيازهاي ما را تحليل مي‌كند اما بعد از آن، اين بيمار است كه با به كاربستن دقيق توصيه‌هاي پزشك، سلامت خود را تضمين مي‌كند.
به طريق مشابه، تجزيه و تحليل ارتباطات سازماني نيز سلامت سيستم‌هاي اطلاعاتي رسمي و غيررسمي سازمان را مورد ارزيابي قرار مي‌دهد كه با اين ارزيابي به نكات مهمي در مورد تجزيه و تحليل ارتباطات دسترسي مي‌يابيم كه در ذيل به چند مورد آن اشاره شده است.
ـ ارتباط رودررو
ـ ارتباط نوشتاري به صورت نامه
ـ الگوهاي ارتباطي
ـ كانالهاي ارتباطي
ـ كيفيت ارتباطات و ...
با توجه به موارد مطرح شده، سازمان‌ها مي‌بايست به جاي آنكه تجزيه و تحليل ارتباطات سازماني را اقدامي اضطراري جهت رفع مشكل يا مسئله‌اي مهم تلقي كنند، بايد مانند تحليل‌گر مالي بخشي معمول و منظم از فعاليت مديريت درنظر گرفته شود.
تحول در سازمان اعم از اينكه خريد تجهيزات ارتباطي جديد باشد و يا تغيير در ساختار مديريت و يا توليد محصول جديد، همواره به تجيزه و تحليل ارتباطات سازماني مفيد و كارساز نياز هست و اين امر بايد به صورت واضح و روشن صورت پذيرد.
مزيت‌هاي تجزيه و تحليل اطلاعات
عمده‌ترين مزيت‌ تجزيه و تحليل ارتباط سازماني اين است كه به كمك آن ساختار ارتباطات داخلي و محيط سازمان بهتر درك مي‌شود و امكانات عملي ذيل از آن به دست مي‌آيد.
ـ بهبود بهره‌وري توليد
ـ استفاده مناسب‌تر از تكنولوژي ارتباطي / اطلاعاتي موجود و آينده
ـ كشف منابع اطلاعاتي پنهان
ـ بهبود روحيه كاركنان
ـ ايجاد فرهنگ شغلي مناسب‌تر
بنابراين در صورتي كه تجزيه و تحليل ارتباطات سازاني به صورت صحيح و مؤثر اجرا شود باعث اعتماد و خوش‌بيني كاركنان مي‌شود، اين امر منجر به درك صحيح روش‌هاي ارتباطاتي افراد در محل‌هاي كار خواهد شد.